– Envolva a área jurídica.
Da mesma forma que a empresa que aluga dormitório casal sob medida precisa verificar a veracidade da informação sobre a exclusão, é essencial envolver os especialistas em legislação de tratamento de dados para entender se é possível realizar isso. Caso contrário, não daria para recuperar o dado e a corporação poderia receber um processo judicial sobre a exclusão indevida. Então, sempre é válido ter respaldo jurídico.
– Tenha um processo para excluir os dados.
O descarte dos dados pode ser feito de forma manual ou de forma automatizada por meio de softwares específicos terceirizados ou feito pela tecnologia da informação. É crucial nesta etapa saber se há um repositório posterior ao da exclusão. Ou seja, muitas vezes só a palavra “delete” não significa que aquela informação se apagará por completo. Às vezes, esse dado pode estar em uma espécie de lixeira que alguém pode recuperar e usar este dado de outra forma que não está rastreada. Por isso, é necessário verificar e se certificar da exclusão completa de qualquer banco de dados digital.
– Notifique quando o dado for excluído.
Se alguém solicitou que os dados fossem deletados por completo, essa pessoa ou essa área precisa ser notificada dessa operação. Isso é uma forma de resguardar tanto quem pediu quanto quem fez o processo de exclusão. A notificação, de preferência, pode ser via e-mail com evidência de que o dado não existe mais e com explicações sobre o processo que foi escolhido para o descarte da informação. Assim, todos ficam na mesma página.