As adequações necessárias da LGPD para funcionários em home office.

Por Tamires Lucateli Leite

O home office se tornou realidade da grande maioria das empresas no Brasil e no mundo. A somatória de pandemia, fechamento dos estabelecimentos e necessidade de isolamento resultou na necessidade de adaptação dos meios de trabalho e na implantação do home office para manter as empresas, escritórios e afins funcionando.

Simultaneamente a corrida para a adequação ao Home office a Lei Geral de Proteção de dados passou a vigorar, ou seja, as empresas precisam adequar a rotina de seus colaboradores que estão trabalhando em home office para evitar o vazamento de dados pessoais. Essa adequação é necessária desde as rotinas, mas simples até as mais complexas. Quer ver um exemplo?

Imagine que um funcionário enviou um atestado ao RH por e-mail e o responsável precisou imprimir – porque ainda utiliza um modelo físico de arquivamento – e deixou o papel na impressora por alguns minutos. Nesse meio tempo, outro morador da casa foi buscar uma impressão e acabou vendo que Lucas, o tal funcionário, ficou 5 dias afastado porque estava com suspeita de COVID-19.  Para a LGPD, esse dado é sensível e se ele vazar, a empresa será penalizada – não importando se ele estava no escritório ou na casa do colaborador.

O exemplo acima, que parece exagero, mostra na prática o nível de cuidado que a LGPD exige. Uma saída será apostar cada vez mais em soluções digitais, que não usam papel, têm total rastreabilidade e rigorosos protocolos de segurança. Porém, algumas medidas podem ajudar neste novo momento e separamos algumas dicas para que você possa compreender.

Conscientize sobre a importância da segurança da informação no dia a dia de cada um de seus colaboradores em home office. Informe por que as medidas estão sendo tomadas e quais os seus impactos para tornar o ambiente mais seguro, mostrando os riscos de cada área e trazendo o contexto da proteção para atividade diária. O profissional do RH precisa saber que deixar o atestado na impressora é um risco.

Crie protocolos para evitar que pessoas não autorizadas acessem a rede interna da organização. Atualize a sua política de proteção e se for o caso, o contrato de confidencialidade dos seus contratados. Além disso, não se esqueça de outros documentos essenciais como a política de privacidade.

Acesse a rede da empresa por uma VPN (sigla em inglês para rede privada virtual), que permite um nível de segurança maior para a rede interna por ser criptografada. Também disponibilize antivírus licenciado e atualizado para todos. Esse tipo de solução protege contra alguns tipos de softwares maliciosos que infectam o computador e sequestram as informações.

Crie a cultura do bloqueio de tela. Oriente o colaborador sobre a importância de bloquear o computador quando estiver longe, mesmo que seja para pegar um café. Com o home office, o tempo daquela parada para fazer um lanche pode ser o suficiente para, por exemplo, uma criança enviar sem querer aquele e-mail incompleto.

Essas pequenas adaptações de rotina e fortalecimento da conscientização são mais do que necessárias, se tornam obrigatórias, diante do estabelecido em Lei e da necessidade de estar adequado a ela. Se você que possui colaboradores em home office não implantou nenhuma das dicas acima fique atento, saiba que a adequação é urgente.

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